郑州招商会策划/郑州招商会背景板租赁 

郑州招商会策划/郑州招商会背景板租赁     

联系电话：李老师 152-3800-7927（微信同号）

在郑州举办一个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西，同时又能关注到与会者一些意想不到的情况，比如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等。此外，还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢？作为一个专业的会议管理公司，我们提出以下一些建议供您参考。 
一、 确立明确的目标
对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。
二、 完善信息的采集与分析  0371-655-28033 
     信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。
三、 追求不断的创新
每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。
四、 制定周密的计划
无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。
五、 实施严格的现场管理
在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力（参见14条）
六、 结束与细致的总结
成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。
七、 争取优秀，而不是完美
无论会议大小与否，再好的会议计划都不可能达到完美，最重要的事情是建议、设计和修正。
八、 了解会议涉及的行业
为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。
九、 不要为了省小钱而在大事情上糊涂
保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你自己。
十、 记住、顾客永远是第一  0371--6552-8033 
你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是第一重要的！
十一、合理控制预算
要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。
十二、最大限度地使用技术
技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。（技术的运用参看“多媒体会议包装”）
十三、清晰而明确的沟通 
清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢？
十四、成熟的危机管理
针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。
十五、提供足够的价值
为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。
行业会议一般是由行业协会或者是政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业的有关企业参加的会议。
行业会议策划的中心任务集中在三个方面：会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。会议的主题策划在前面已有介绍，下面主要讨论会议的议题和筹备方案。


企业有时为了情况、征求意见，或为了探讨问题等，常常要召开座谈会。座谈会是一种很好的会议形式，它可以采用面对面交谈或讨论的形式。座谈会的策划应注意以下几点：

(1)收集市场信息。为了使研讨会研讨的内容有的放矢，在准备举办研讨会之前，会展企业要多方收集市场信息，对该行业作深入的研究，努力抓住行业热点问题，为确定会议主题及方案提供翔实的资料。
(2)确定会议主题。会议主题一定要能紧紧把握时代脉搏，能切实反映该行业某一领域发展动态。会议主题是会议的灵魂，一个好的主题能对会议潜在的听众产生强大的号召力；相反，如果会议主题不能被会议潜在的听众所接受，会议将会名存实亡。0371--655-280-33 

(3)准备会议方案。会议方案是有关会议召开的具体实施计划。会展企业要组织一个高水平的会议，会议实施计划一定要做到详尽周密、高效协作。孙晶晶     152-3800-7927
(4)邀请主讲人员。会议主讲人员对于会议的作用是非常重要的。因此，会展企业必须花费一定的精力来邀请自己所期望的主讲人员到会。对于某主讲人员负责演讲的议题，会展企业至少应在会议开幕前的一个半月或更早的时间通知他们，以便其早作准备；要妥善安排主讲人员的吃、住、行，对于一些重要的主讲人员，要安排专人陪同；如果演讲者或者听众中有持不同语言者，还要注意配备翻译人员，如有可能，可以事先让翻译人员了解一些演讲的内容，以便其在现场更好地翻译。
(5)会议召开。当会议召开日期临近时，会展企业要妥善安排和布置会场以迎接会议的召开。会展企业要落实会议召开的场地以及场地中电源、音响、投影仪、录音录像等相关设备，并备有后备的电源、音响等；要安排好会议现场的工作人员和技术设备维护人员，落实服务人员以及茶水的供应；保障会议现场的光电、温度和通风处于正常状态；制定会场纪律；组织专业人员对会议现场进行安全检查，疏通通道，开启安全门。以上各项准备工作就绪以后，就可以按照会议议程举行会议了。
(6)会后总结。会议召开以后，会展企业要及时对会议筹备及举办过程中的经验和教训进行总结，以便下一次举办该会议时能使会议的水平得到进一步的改善和提高。
(7)会议危机管理方案。会议策划应有危机管理方案，以便万一出现突发危机事件时有应对办法。会议危机管理方案包括两部分的内容：一是针对突发事件的管理方案；二是会议备用方案，即针对一旦原会议策划方案因故不能全部或部分实施而制定的替代方案。
(8)会议预算与赞助办法。召开会议需要邀请一些国内外著名的专家、学者、企业领导人或者是行业主管部门的官员到会演讲，还要租用会议场地，进行适当的会议现场布置，这些都需要一定的费用。对于会议所需要的各项费用，会展企业要事先做好预算，对各项费用的开支要心里有底，并安排必要的资金以使会议成功召开。0371-655-280-33 

          企业可以采用三种来筹集会议所需资金：第一，可以从展会收入中拨出一部分作为会议筹备资金，做到“以展养会，以会促展”；第二，可以向与会人员收取一定的会务费用；第三，可以寻求企业赞助。由于与会人员都是一些行内人士，如果会议举办出色，影响较大，很多企业是愿意赞助会议的。企业对会议的赞助可以有多种形式，如转让会议的冠名权、允许企业在会议的某些特定地方做广告、允许赞助企业在会议期间作简短发言以介绍自己的企业、让企业赞助会议现场使用设备等。
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